发包人与承包人应该在工程竣工之前(一般在签订合同的同时)签订质量保修书，作为合同的附件。保修书中应该明确约定缺陷责任期的期限。

缺陷责任期从工程通过竣(交)工验收之日起计算。由于承包人原因导致工程无法按规定期限进行竣工验收的，期限责任期从实际通过竣(交)工验收之日起计算。由于发包人原因导致工程无法按规定期限竣(交)工验收的，在承包人提交竣(交)工验收报告90天后，工程自动进入缺陷责任期

1.招标文件、合同文本及附件，其他各种签约(备忘录、修正案等)，业主认可的工程实施计划，各种工程图纸(包括图纸修改指令)，技术规范等;承包商的报价文件，包括各种工程预算和其他作为报价依据的资料，如环境调查资料、标前会议和澄清会议资料等。

2.来往信件(书信、电子邮件等)。如业主的变更指令，各种认可信、通知，对承包商问题的答复信等。这里注意，商讨性的和意向性的信件通常不能作为变更指令或合同变更文件。

在合同实施过程中，承包商对业主和工程师的口头指令、传真件、电子邮件等和对工程问题的处理意见要及时索取书面证据。来信的信封也要封存，信封上的邮戳记载着发信和收信的准确日期，起证明作用。

3.各种会议纪要。在标前会议和决标前的澄清会议上，业主对承包商问题的书面答复，或双方签署的会谈纪要;在合同实施过程中，业主、工程师和各承包商定期会商，研究实际情况，作出决议或决定。它们可作为合同的补充。但会谈纪要须经各方签署才有法律效力。